Het nieuwe werken? Goede afspraken, groot vertrouwen
Wednesday, April 14, 2010 at 1:38PM Het Nieuwe Werken is een begrip dat al een tijdje rondgonst op internet. Complete sites worden er over vol geschreven. Zoals deze. Maar waar hebben we het dan over?
Dankzij de digitalisering kunnen we overal online zijn, kunnen we altijd en overal contact hebben met wie we willen via mail, sociaal netwerk of videoconferencing, kunnen we 'in the cloud' samenwerken aan documenten of producten en kunnen we dus dezer dagen werken waar en wanneer we maar willen. Waar internet is, kan ik werken.
Het spreekt voor zich dat dit niet voor iedereen geldt (de cassiere van de AH moet gewoon op vaste tijden op haar plek zitten), maar laten we even focussen op de mensen en bedrijven die hier wel winst mee kunnen halen. Wat is die winst? Een paar voorbeelden ...
* Flexibiliteit. Niet op een kantoor zitten omdat dat nu eenmaal van je verwacht wordt, maar aan het eind van de week werk af hebben dat van je verwacht wordt. Of je dat nu op kantoor, thuis, of in de koffieshop doet. Of je nu een vroege starter of late eindiger bent. En kiezen wanneer een fysieke bijeenkomst toevoegt boven een virtuele. Soms is het goed om solitair door te knallen, op een ander moment is een brainstorm of overleg met een groep belangrijk. Personeel werkt graag bij een bedrijf dat zijn personeel hier ruimte en vrijheid in geeft.
* Beperking kantoorruimte. Een bedrijf waar mensen minder aanwezig zijn, kan met minder maar flexibel in te zetten ruimte toe. Dat kan enorm veel geld besparen.
* Beperking reistijd en reiskosten. Het is te zot voor woorden hoeveel tijd mensen in files en auto's doorbrengen om op een plek werk te gaan zitten doen dat ook elders of op een ander moment gedaan kan worden. Irritant voor personeel, kostbaar voor de baas.
Etcetera
Waarom gebeurt dit nog maar zo mondjesmaat?
Het allerbelangrijkste is slecht leiderschap en gebrek aan vertrouwen. Er zitten op teveel plekken mensen aan de knoppen die bang zijn dat hun personeelsleden de kantjes er vanaf lopen als de teugels worden losgelaten. Die denken dat mensen alleen werken onder het oog van de baas. Maar daar is een simpele oplossing voor: maak heldere output afspraken. Spreek af wat wanneer af moet zijn en in welke kwaliteit moet worden opgeleverd. Als dat niet gebeurt heb je iets om over te spreken, niet als de kantoorstoel onbezet blijft. Geef mensen ruimte, geef mensen vertrouwen, maar wees over en weer helder.
Twee voorbeelden uit mijn eigen geschiedenis.
Ik begon mijn journalistieke loopbaan bij de Diemer Courant. Voor dat weekblad deed ik alles zelf: van schrijven tot opmaken en bij nacht en ontij op pad gaan. Zonder noemenswaardige aansturing. Wekelijks moest er een gevuld en goed blad liggen, daar zorgde ik voor. Over overuren compenseren hoorde je nooit iemand, dat maakte me ook niet uit. Tot de Elfstedentocht. Toen ik een paar uur later dan normaal op mijn werk verscheen om de finish van de Elfstedentocht te kunnen zien, kreeg ik op mijn donder. Want ik zat op een enorm rustige werkdag niet op mijn plek. Slecht leiderschap.
Toen ik later als hoofd van de afdeling digitaal bij de VPRO werkte, wilde één van de programmeurs een jaar naar Barcelona. Of dat kon, wilde hij weten. Waarom niet? De programmeur was met een duidelijk afgebakende project bezig waar heldere afspraken over konden worden gemaakt en waarbij anderen online konden meekijken. Wat mij betreft dus geen noodzaak om in Hilversum te zijn. Het jaar verliep prima. De programmeur miste overigens wel het koffie-apparaat. "In je eentje buffel je maar door, ook omdat je niet wilt dat mensen denken dat je niks uitvoert", was zijn verhaal.
En dat is het hele verhaal. Geef mensen vrijheid en ruimte en ze worden uiteindelijk productiever in plaats van improductiever.
En natuurlijk weet ik dat het niet voor iedereen geldt en niet in elk geval kan, maar laten we ons eerst focussen op de plekken waar wel winst te halen valt.
Meer weten over dit onderwerp?
Van Bas van de Haterd verscheen gisteren het boek 'Werken Nieuwe Stijl'. Bekijk de presentatie die hij gaf.
Reader Comments (6)
Niels Willems schreef over Connect! van Menno Lanting
http://www.molblog.nl/bericht/social-media-krijgt-een-grote-terugslag
en citeert Lanting "...Het is een heel persoonlijk medium. Het komt heel dichtbij. En het rammelt aan conventies, vooroordelen en dogma’s van mensen. Daarnaast is Social Media als fenomeen niet opgekomen in de wereld van business, maar van buiten af, uit de privéwereld van mensen.” Het lijkt mij dat ook het Nieuwe Werken nog enige tijd nodig heeft om mainstream te worden.
@peter Voor zowel integratie social media als nieuwe werken zijn andere cultuur nodig. En cultuurverandering kost tijd. Als het lukt.
Dank voor de mention Erwin, en je case m.b.t. die programmeur in Barcelona staat ook in het boek :)
De grap is dat er nog véél meer bij komt kijken, dat eigenlijk positief is. Denk aan het oplossen van problemen. Die cassière van de AH is misschien lastig, maar denk aan de gastvrouw bij Seats2Meet. Niet plaats of tijd onafhankelijk, maar wel op basis van klanttevredenheid afrekenen. En als die dus klachten hoort over faciliteiten, spreekt ze de facility manager er op aan. Om maar een voorbeeld te noemen.
Een prachtig voorbeeld van Het Nieuwe Werken is wat KPN doet met de monteurs. De monteurs zeggen veel mensen zijn geen kenniswerkers, dus hebben niets met HNW te maken. Toch werken ze 'nieuw'. Ze zijn namelijk met een groep voortaan verantwoordelijk voor het afhandelen van de gevallen. Dus het aantal storingen oplossen. Niet meer verantwoordelijk van 8 uur op een dag op de weg zitten.
Wat zie je gebeuren? Het aantal keer dat een monteur terug moet komen omdat de monteur iets niet bij zich had is drastisch terug gelopen. Een melding in het systeem die niet helder is, betekent nu voor de monteur: even met de klant bellen en zorgen dat je het bij je hebt. Want des te beter en sneller je werkt, des te eerder zijn ze thuis. Als het werk namelijk klaar is, is het werk klaar. Heel simpel, de verantwoordelijkheid lager in de organisatie leggen.
Het grote probleem: middle management moet iets te managen hebben. Des te meer middle managers, des te meer er gemanaged wordt en wat vinden managers managen? Precies, controleren.
He-le-maal eens met de constatering dat het gaat om vertrouwen en in het verlengde ervan het leren sturen op basis van resultaatverplichtingen (output) ipv inspanningsverplichtingen (lees: de creatie van schijnzekerheden)!
Positief gevolg hiervan kan zijn dat de betrokken medewerkers meer eigenaarschap ervaren en dus in toenemende mate zelf hun eigen succes gaan regisseren. Paar termen waar ik dan ook meteen aan denk: synchronisatie van belangen, verbetering van de customer experience en ondernemend leiderschap.
Zoals Generaal Patton het al zei: "Don't tell people how to do things; just tell them what to do and they'll surprise you with their ingenuity." Vanuit eigen ervaring constateer ik dat het geven van vertrouwen en het sturen op resultaten een enorm positieve impact heeft op effectiviteit, creativiteit, kwaliteit en werkbeleving.
Het Nieuwe Werken is nog te beangstigend voor degenen die bang zijn voor verandering. En dat terwijl er voldoende praktische redenen zijn om op z'n minst eens te experimenteren met HNW:
- werkplekken kosten veel en er is vaak een tekort aan
- klachten dat mensen niet productief genoeg zijn (bezig zijn met social media ipv 'werk' - hoe grijs is dat gebied tegenwoordig?)
- medewerkers moeten verplicht reizen in overvolle treinen of in files
- medewerkers zitten verplicht van 9 tot 5 achter hun bureau, ook als ze die dag niet productief zijn of als ze avondmensen zijn en dus overdag misschien de helft voor elkaar krijgen t.o.v. 's avonds werken
- generatie Y wil zelf bepalen waar en wanneer ze werken. Ze willen de vrijheid krijgen om zelf met fantastische oplossingen te komen voor problemen die al te lang zijn blijven liggen, omdat andere mensen bang zijn voor verandering...
Zoals je weer zijn wij in Den Haag druk bezig dit goed fris en creatief op te zetten.
We hopen dit jaar jaar de deuren open te kunnen gooien. Dan gaan we GROOT! :)